Avaliação de Desempenho - Estoques

Através da avaliação de desempenho podemos medir o resultado das atividades de cada líder dentro do setor, onde em reuniões semanais o líder terá um tempo para falar do resultado de seu trabalho dos progressos e do que necessita para atingir as metas estabelecidas pela gerência.
Alguns pontos importantes sobre esta abordagem (no máximo 10 min).

• Interação com áreas afins.
• Indicadores
• Plano de Ação
• Nível de serviços com cliente internos e externos.
• Pró-atividade
• Dinamismo e excelente habilidade em relacionamentos interpessoais
• Layout, organização, limpeza, contagens - (camaras)
• Oferecer soluções e melhorias constantes

Então, na análise do resultado esperado será verificado se foi atingida na totalidade(missão foi cumprida), parcialmente (a missão não foi cumprida, mas houve alguma contribuição) ou não foi atingida(não houve contribuição alguma, perdeu-se uma oportunidade). Estas metas devem ter uma descrição detalhada, possível de ser definida e medida em termos quantitativos ou qualitativos.

Será verificada a influência de fatores "externos": tecnologia, investimentos, tendências de evolução do setor e outras variáveis que podem facilitar ou dificultar o cumprimento das metas.

A atribuição individual de mérito pelo sucesso ou insucesso de uma meta é uma tarefa complexa. A natureza das tarefas é muito independente em todas as áreas. Todas as pessoas, de alguma forma, dão a sua contribuição . Os "morcegos" são facilmente identificáveis e não há necessidade de se criar mecanismos para avaliar o seu desempenho.

Atitude na Gestão de Estoques

Devemos correr o risco de não apenas ter idéias criativas e inovadoras, mas também de nos livrarmos das antigas, só que não é fácil, precisamos ter coragem porque a maioria das pessoas são muito resistentes à mudanças, acreditam que não se mexe em time que está ganhando.
Jamais podemos feixar a rotina comandar nossos movimentos. Precisamos identificar e levantar as dificuldades e os problemas que enfrentamos diariamente, após identificar os gargalos precisamos rever os processos e traçar os planos de ações com metas distintas; somente mediante atitudes renovadas será possível cultivar resultados diferenciados.
Muitas pessoas acham que atitude é ação, na verdade atitude são pessoas empreendedoras, que estão â frente de seus negócios como proprietários, acionistas ou colaboradores, que têm por princípio uma grande capacidade de iniciativa, seja um problema ou uma oportunidade, tomam conhecimento dos fatos, sentem a necessidade de uma ação e assumem um comportamento pró-ativo para solucionar o litígio ou aproveitar a condição favorável. Por isso, devemos cultivar a coragem. Coragem para refletir e se conscientizar. Coragem para ter o coração e a mente abertos para internalizar o autoconhecimento adquirido. Coragem para agir e mudar se preciso for.

Internet - Gestão de Pessoas

Que não vivemos sem Internet isto todo mundo sabe, mas o que eu acho mais interessante é que nos casos de uso fora da politica da empresa é possível administrar este uso como um medidor de produtividade e também como um controlador de custos com mão de obra, através da TI podemos gerar um relatório com informações por "USER" dos funcionários para administrar quais sites eles navegam e o tempo utilizado nas "viagens", não sou contra, mas o que me preocupa é que as pessoas não estão nas empresas para navegar em sites em que não estão ligados a atividade principal, o que prejudica o crescimento do funcionário e é custo para a empresa e pior o coloborador fica fora de foco e perde tempo, desvia a atenção; esses são alguns dos resultados da má utilização da Internet nas empresas. É inegável que a rede de computadores tem potencial para encurtar distâncias e agilizar processos, mas ela também pode atuar como inimiga da produtividade. A dispersão se tornou um problema para as empresas e profissionais. E quando a utilização é demasiada da Internet para assuntos pessoais é percebida, o funcionário passa a ser visto de forma negativa pela empresa, porque resulta na redução da criatividade e proatividade, ele toca o feijão com arroz e se aloja no posto "C", contudo estre funcionário tem salvação , ele precisa de ajuda porque em muitas vezes esta sofrendo do mal do século "cai para dentro do micro"; o administrador com base no relatório mencionado acima, deve chamar o funcionário e falar sobre a politica da empresa com relaçao ao uso da informática e que ele está sendo monitorado e expor os limites.

Zona de Conforto

O posto "C" ou zona de conforto surge quando as metas do trabalho deixam de ser atingidas pelas pessoas. Ocorre quando na comunicação entre colaboradores deixa de existir sintonia, para obter resultados positivos e, principalmente, quando o líder não tem um planejamento estratégico definido. Na prática, é mais ou menos assim: todos querem ter sucesso, mas ninguém quer pagar o preço, ou seja, "todos querem ir para o céu, mas ninguém quer morrer" e nesse mundo que fazemos parte ou nadamos ou afundamos. Para crescermos devemos identificar e explodir as zonas de conforto e tornar todas as pessoas produtivas e felizes com o seu trabalho e que elas se sintam necessárias para a empresa. Uma maneira de treinar as pessoas que trabalham em funções operacionais no caso da central de distribuição (armazenagem de carnes de aves congeladas); funções como endereçadores de camaras e operadores de empilhadeiras que trabalham em regime de turnos, deveriam ser treinados fazendo rodízio entre os turnos; ou seja; tirar eles da zona de conforto, das tarefas repetitivas e expô-las a situações diferentes e a chefias também diferentes o que colocaria estas pessoas em constantes desafios e que cresceriam profissionalmente trazendo resultados positivos. E para não criar passivo trabalhista , este rodízio entre os turnos deve ser em forma de treinamento porque o pessoal que trabalha a noite tem salário diferenciado. Bom o objetivo de tudo isto é movimentar as pessoas e levá-las a novos desafios para um crescimento profissional e tornar estas pessoas mais competitivas com qualidade de vida.

Processo Diário da Gestão de Estoques - CD

A gestão de estoque para manter atualizada diariamente informações reais e atuais precisa de uma equipe focada, motivada, rápida e proativa que não "esquenta a bunda na cadeira" pois as coisas estão sempre acontecendo o tempo todo nas camaras e antecamaras e em toda a Logistica, temos questionamento direto por telefone e um bombardeio de emails e também precisamos manter atualizadas as informações no sistema para a administração da central de distribuição e principalmente para as areas comerciais e de planejamento do controle de produção, para que isto ocorra de forma transparente e rápida é necessário o seguinte:
1-Controle de recebimento de produção e endereçamento
Acompanhamento da produção recebida através de relatório especifico da produção cruzando com o que foi recebido na central de distribuição no caso de alguma divergência são ajustadas diretamente entre a central de distribuição e a unidade de produção. Os produtos são endereçados imediatamente gerando informação on line. Todos os produtos só são expedidos mediante ao fifo.
2-Controle de recebimento de transferências de produtos prontos e matérias primas de filiais
Mediante agendamento da descarga é feito o recebimento dos produtos prontos ou matérias primas de origem de filiais através de conferência no ato da descarga onde são verificados códigos, quantidades e rastreabilidade sendo endereçados nas camaras e lançadas as notas fiscais, atualizando a posição físico e contábil. Também ocorre o recebimento de produtos de terceiros compra de matérias primas onde também são conferidas, endereçadas nas câmaras e notas fiscais lançadas. Estes produtos para saírem da câmara somente através do fifo.
3 -Controle da vida útil dos produtos
Acompanhamento diário por relatório: onde demonstra por produto, código, palete, quantidade, endereço nas camaras, rastreabilidade, data de fabricação e status da vida útil por palete para manter a área comercial informada para as vendas e também informações para o controle de qualidade. Para tornar a informação prática e para uma rápida tomada de ação é apresentada em forma gráfica com status da vida útil.
4-Controle de produtos bloqueados pelo controle de qualidade e a comercial.
Os produtos bloqueados são acompanhados diariamente por relatório: demonstrado por código, palete, quantidade, endereço nas camaras, rastreabilidade, data de fabricação e status identificando o motivo do bloqueio, sendo informadas para as áreas diretamente ligadas através de gráficos com visão macro e também detalhada para tomada de ação do problema através da responsabilidade compartilhada, ou seja, através das gerencias das áreas: estocagem, comercial,produção e controle de qualidade para que em um curto prazo estes produtos possam ser liberados para fazer caixa$.
5-Controle de matérias primas e consumo(baixas) informadas pelos setores de embutidos e empanados
As matérias primas são recebidas das fábricas e de terceiros e são armazenadas por código e data de fabricação e liberadas para as fábricas, sendo feito o fifo pela estocagem, a medida que são consumidas no processo produtivo são baixadas através de mapas específicos gerando informações para a area de custos e para o controle de produção verificar a necessidade de novas aquisições de matérias primas.
6-Atendimento diário a solicitação de amostras
Constantemente o controle de qualidade, pesquisa e desenvolvimento, área comercial e marketing, solicitam para a gestão de estoque, amostras de produtos, seja para análise, clientes ou feiras, parece simples mas envolve pessoas da operação e isto ocorre durante o processo de carregamento e recebimento de produtos, exige um certo malabarismo porque tem que ser conciliado com a movimentação diária mas que sempre é atendido.
7-Acompanhamento diário da posição dos estoques através de relatório que demonstra contábil e físico + data da última movimentação.
Uma das ferramentas utilizadas pela gestão de estoque para medir a acuracidade dos estoques diariamente, ou seja, estoque fisico igual estoque contábil é o relatório com atualização "on line" do que esta nas camaras mais a posição contábil com o "plus" da data em que o produto foi movimentado pela última vez, onde filtramos divergências para a tomada de ação, também utilizamos planos de ações para resolver problemas ou oportunidades de melhorias.
8-Sistema de contagens diárias com mapas de localização de cada câmara + gráficos da evolução das contagens.
Dentro do plano de ação da gestão de estoques temos uma das atividades diárias que é a contagem das camaras nos três turnos, há para cada câmara um mapa de localização dos paletes que a medida em que são contados são informados na intranet mais demonstração gráfica para informar em que ponto esta a contagem e o quanto precisamos pisar no acelerador para atingir a meta das contagens.
9-Informações de posição de estoque diariamente sempre que solicitadas pelas areas comerciais da matriz e filiais.
A gestão de estoques da central de distribuição pode-se dizer que é uma central nervosa, ou seja, se tornou um ícone de informações para todo o grupo(matriz e filiais)pois presta informações diariamente para as áreas comerciais/controle de qualidade/pesquisa e desenvolvimento/marketing. Como a movimentação é direta, 7 dias por semana e 24 horas por dia, sempre há questionamentos pois o sistema esta sendo atualizado a todo momento.
10-Acompanhamento diário da movimentação de notas fiscais de entrada e saídas do estoque
Através de transação específica são acompanhadas as movimentações das notas de entrada e saída do estoque na matriz e também nas filiais quando necessário, pois a movimentação de documentos é grande e é fundamental para a acuracidade do estoque a parte contábil estar sempre atualizada atendendo as necessidades do setor fiscal e também da audioria.
11-Planos de ações para resolver problemas ou oportunidades de melhorias e manter a sustentabilidade da gestão de estoques
Na gestão de estoques temos planos de ações direcionados ao controle de avarias, otimização de custos, organização das camaras, melhorias contínuas, aperfeiçoamento de ferramentas de controle de estoque e criação de novas metodologias de gestão de estoque para que possamos obter um melhor desempenho agora e amanhã.

Comportamento Proativo na Gestão de Estoques

Acredito que a base para um comportamento proativo no caso especifíco da gestão de estoques, seja o conhecimento do processo do armazém porque assim pode-se visualizar os pontos onde pode e deve ocorrer melhorias e também onde pode surgir futuramente problemas. O proativo busca continuamente novas oportunidades de melhorias no processo, ou seja, um melhor aproveitamento dos recursos e otimização de custos, pode-se dizer que esta pessoa não esquenta a bunda na cadeira pois esta sempre em movimento, indo ao encontro de melhorias para a empresa. Possui uma visão além do que os outros enxergam pois tem objetivos orientados para a mudança e não aceitam a ociosidade e que os recursos sejam desviados do objetivo da empresa. Ela cria mecanismos de controle onde filtra e detecta problemas no caso da gestão de estoques e o mais importante repassa de forma transparente aos colegas e quando não esta na empresa, sempre que pode acompanha pelos emails e repassa email (feedeback) em que pode ajudar a equipe. A forma de atuar do proativo é de valorizar as pessoas e sempre tentar melhorar o processo para que a empresa cresça e as pessoas engajadas tenham um melhor dinamismo e com resultados positivos. Em sua busca pela melhoria toda vez que se deparam com um problema em que não conseguem resolver sozinho buscam imediatamente ajuda de superiores para implementar a ação corretiva. Não se cansam da busca por melhorias continuas, são pesquisadores da internet, lêem muito sobre o assunto e mais importante e ter contatos com amigos do ramo para ver como anda o mercado.

Feedback na gestão de estoque

Produtos e serviços são lançados baseados nas opiniões de clientes internos e externos, por isso o feedback deve ser a troca de opiniões críticas ou sugestões de forma inteligente, neste caso com enfoque em gestão de estoque. Muitas pessoas reclamam sem parar mas isto não leva a nada, elas precisam fazer isto corretamente para mudar algo de forma construtiva, dar a opinião de maneira certa e para as pessoas certas, e também aprender a receber feedback, por isso é fundamental que os gestores das empresas devem desenvolver intensamente a capacidade de dar e receber feedback, também é fundamental que você corra atrás das soluções não basta passar emails e ficar esperando o retorno, dê um tempo caso demore uma resposta, ligue, e se assim mesmo demorar tire a "bunda da cadeira" e vá lá falar diretamente com o gestor, afinal de contas não podemos perder tempo. Quando estiver na frente no gestor, para começar a conversa e organizar seus pensamentos sugiro que mentalize o seguinte: quando você faz este tipo de coisa afeta o meu setor; e se não atinge os objetivos esperados da empresa ou atinge os próprios objetivos tem um custo elevado; e o que meu setor deve mudar para chegarmos a um entendimento.

Comprometimento no Trabalho

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente e há pessoas que querem estar prontas às novas demandas do mundo globalizado e competitivo o qual enxugou cargos e exige melhor qualificação em todos os níveis.
Na condição de desempenho profissional os empregadores querem em seu QL pessoas comprometidas por esforço ou vocação o que as coloca em condição especial de empregabilidade. Mas estar comprometido com o trabalho é ter aquele diferencial que destaca dos outros(mas em equipe), não tem tempo ruim, o cara dá o sangue, tem aquele "plus", apresenta soluções, dá idéias de melhorias aliando empenho, iniciativa e criatividade, age como se você dono(mas sabe seu lugar na hierarquia). Segue algumas características de alto comprometimento: uma pessoa comprometida consegue sentir o que as outras sentem, é detalhista; termina o que começa; traz soluções; é curiosa; cumpre prazos e horários; assume suas falhas; age para mudar a realidade; não desiste quer a solução; dá idéias e é participativa.

Acuracidade de estoque a -22°C

Na Central de Distribuição (câmaras de carnes congeladas) utilizamos uma ferramenta para controlar os estoques, onde temos "on line" a posição atualizada do estoque físico, contábil e a data da última movimentação onde podemos a qualquer hora verificar a posição dos estoques, pois a movimentação de carga e descarga é "full time", mantemos também contagens ciclícas nas câmaras para medir a acuracidade dos estoques principalmente nos itens de maior representativa nas vendas, também estamos constantemente aprimorando os processos relacionados a movimentação física, como recebimento. endereçamento, organização das câmaras, separação de pedidos, expedição e logística reversa, especialmente as devoluções, outro fator importante são os processos admnistrativos relacionados a administração dos estoques, procuramos simplificar ao máximo para facilitar o entendimento e prática. Para este trabalho ter êxito é muito importante o envolvimento e comprometimento desde o pessoal de chão-de-câmaras até os admnistrativos. Outra ação em que trabalhamos forte é a acuracidade do endereçamento, "dock-to-stock time(tempo de doca ao estoque)"e o nível de estoques dos que movimentam menos.

Avarias em Camaras de Carnes Congeladas

As avarias em camaras de carnes congeladas são geradas na movimentação, ou seja, quando os produtos são guardados nas camaras e no momento da venda quando novamente são retirados das camaras, também podem surgir no caso de remanejo, movimentação interna dos produtos dentro da estocagem durante a organização das camaras, o trabalho não é fácil pois teremos que conscientizar e treinar os operadores para manusiar com mais cuidado os produtos, mas o que é eficaz mesmo é um plano de ação envolvendo pessoas da operação, encarregados e supervisores, neste plano devem constar um histórico das quantidades avariadas nos últimos meses e incluir gráficos, ações para os responsáveis e metas, fazer reuniões semanais para apurar os resultados e verificar se as metas estão sendo atingidas nos prazos determinados.

Budget

No caso especifico de uma armazenagem de carnes congeladas, devemos primeiro verificar o quanto será movimentado ou vendido para o exercício projetado para dar início as bases do orçamento(budget), neste caso os maiores custos são: mão de obra, energia elétrica, aluguel de máquinas e depreciações(dedutiveis do IR), as outras despesas podemos verificar a tendência de crescimento e a necessidade como treinamentos, viagens, formação profissional, meio ambiente e a sustentabilidade do negócio, sobre estas contas devemos aplicar os indices de reajuste previsto para o exercício.

"Bare Bone"

É cada vez mais imprescindível a redução de custos nas empresas devido a alta competitividade e o preço dos produtos determinados pelo mercado, dentro das empresas é cada vez maior a otimização de recursos e mão de obra, cenários são montados simulando redução de custos e otimização do que não pode ser mexido que é o mínimo para a sustentabilidade do negócio, os planos de ação se tornam cada vez mais necessários para otimizar os custos. ("bare bone" = limpar até o osso).

Junior Achievement - Miniempresa nas escolas

Em 2006 fui convidado a participar de um programa entre a Associação Comercial de Montenegro e as escolas com o objetivo de preparar os jovens para o mercado de trabalho a Junior Achievement (Miniempresa), participei como adviser de produção (trabalho voluntário) fiquei responsável de passar para os jovens meus conhecimentos de linha de produção, custos e estoque, no primeiro semestre no Colégio São João Batista e no segundo semestre na Escola Polivalente de Montenegro, foi uma experiência muito graficante, como foi bom saber que os jovens estão interessados em aprender como é a vivência em uma empresa e como eles podem contribuir para o crescimento, foi muito bom dividirmos conhecimentos junto com os outros advisers para o crescimento da garotada, e aprendi muito com eles.

Responsabilidade compartilhada

Nas empresas de alimentos em que os produtos tenham a vida útil de curta a média não podem perder tempo quando se trata de produtos bloqueados por problemas no processo produtivo em que o produto já esteja armazenado ou já foi vendido e retornou, devem agir rápido porque é dinheiro que deixa de entrar na empresa, o ideal é montar um plano de ação de produtos bloqueados, um relatório onde mostra todos os dados dos produtos bloqueados e o status do bloqueio, tudo isto com gráficos dando uma visão macro do problema e aí reunir os gerentes: controle qualidade; armazenagem, produção para em conjunto achar uma saída a curto prazo.

Análise de custos depreciações

Na análise dos custos da empresa devemos levar em consideração dois tipos de custos, um custo considerando as deprecições e outro sem as depreciações, claro que tudo isto é com enfoce gerencial dos custos, porque as depreciações são custos calculatórios que não saem do bolso da empresa e além disto são totalmente dedutíveis do IR.