A gestão de estoque para manter atualizada diariamente informações reais e atuais precisa de uma equipe focada, motivada, rápida e proativa que não "esquenta a bunda na cadeira" pois as coisas estão sempre acontecendo o tempo todo nas camaras e antecamaras e em toda a Logistica, temos questionamento direto por telefone e um bombardeio de emails e também precisamos manter atualizadas as informações no sistema para a administração da central de distribuição e principalmente para as areas comerciais e de planejamento do controle de produção, para que isto ocorra de forma transparente e rápida é necessário o seguinte:
1-Controle de recebimento de produção e endereçamento
Acompanhamento da produção recebida através de relatório especifico da produção cruzando com o que foi recebido na central de distribuição no caso de alguma divergência são ajustadas diretamente entre a central de distribuição e a unidade de produção. Os produtos são endereçados imediatamente gerando informação on line. Todos os produtos só são expedidos mediante ao fifo.
2-Controle de recebimento de transferências de produtos prontos e matérias primas de filiais
Mediante agendamento da descarga é feito o recebimento dos produtos prontos ou matérias primas de origem de filiais através de conferência no ato da descarga onde são verificados códigos, quantidades e rastreabilidade sendo endereçados nas camaras e lançadas as notas fiscais, atualizando a posição físico e contábil. Também ocorre o recebimento de produtos de terceiros compra de matérias primas onde também são conferidas, endereçadas nas câmaras e notas fiscais lançadas. Estes produtos para saírem da câmara somente através do fifo.
3 -Controle da vida útil dos produtos
Acompanhamento diário por relatório: onde demonstra por produto, código, palete, quantidade, endereço nas camaras, rastreabilidade, data de fabricação e status da vida útil por palete para manter a área comercial informada para as vendas e também informações para o controle de qualidade. Para tornar a informação prática e para uma rápida tomada de ação é apresentada em forma gráfica com status da vida útil.
4-Controle de produtos bloqueados pelo controle de qualidade e a comercial.
Os produtos bloqueados são acompanhados diariamente por relatório: demonstrado por código, palete, quantidade, endereço nas camaras, rastreabilidade, data de fabricação e status identificando o motivo do bloqueio, sendo informadas para as áreas diretamente ligadas através de gráficos com visão macro e também detalhada para tomada de ação do problema através da responsabilidade compartilhada, ou seja, através das gerencias das áreas: estocagem, comercial,produção e controle de qualidade para que em um curto prazo estes produtos possam ser liberados para fazer caixa$.
5-Controle de matérias primas e consumo(baixas) informadas pelos setores de embutidos e empanados
As matérias primas são recebidas das fábricas e de terceiros e são armazenadas por código e data de fabricação e liberadas para as fábricas, sendo feito o fifo pela estocagem, a medida que são consumidas no processo produtivo são baixadas através de mapas específicos gerando informações para a area de custos e para o controle de produção verificar a necessidade de novas aquisições de matérias primas.
6-Atendimento diário a solicitação de amostras
Constantemente o controle de qualidade, pesquisa e desenvolvimento, área comercial e marketing, solicitam para a gestão de estoque, amostras de produtos, seja para análise, clientes ou feiras, parece simples mas envolve pessoas da operação e isto ocorre durante o processo de carregamento e recebimento de produtos, exige um certo malabarismo porque tem que ser conciliado com a movimentação diária mas que sempre é atendido.
7-Acompanhamento diário da posição dos estoques através de relatório que demonstra contábil e físico + data da última movimentação.
Uma das ferramentas utilizadas pela gestão de estoque para medir a acuracidade dos estoques diariamente, ou seja, estoque fisico igual estoque contábil é o relatório com atualização "on line" do que esta nas camaras mais a posição contábil com o "plus" da data em que o produto foi movimentado pela última vez, onde filtramos divergências para a tomada de ação, também utilizamos planos de ações para resolver problemas ou oportunidades de melhorias.
8-Sistema de contagens diárias com mapas de localização de cada câmara + gráficos da evolução das contagens.
Dentro do plano de ação da gestão de estoques temos uma das atividades diárias que é a contagem das camaras nos três turnos, há para cada câmara um mapa de localização dos paletes que a medida em que são contados são informados na intranet mais demonstração gráfica para informar em que ponto esta a contagem e o quanto precisamos pisar no acelerador para atingir a meta das contagens.
9-Informações de posição de estoque diariamente sempre que solicitadas pelas areas comerciais da matriz e filiais.
A gestão de estoques da central de distribuição pode-se dizer que é uma central nervosa, ou seja, se tornou um ícone de informações para todo o grupo(matriz e filiais)pois presta informações diariamente para as áreas comerciais/controle de qualidade/pesquisa e desenvolvimento/marketing. Como a movimentação é direta, 7 dias por semana e 24 horas por dia, sempre há questionamentos pois o sistema esta sendo atualizado a todo momento.
10-Acompanhamento diário da movimentação de notas fiscais de entrada e saídas do estoque
Através de transação específica são acompanhadas as movimentações das notas de entrada e saída do estoque na matriz e também nas filiais quando necessário, pois a movimentação de documentos é grande e é fundamental para a acuracidade do estoque a parte contábil estar sempre atualizada atendendo as necessidades do setor fiscal e também da audioria.
11-Planos de ações para resolver problemas ou oportunidades de melhorias e manter a sustentabilidade da gestão de estoques
Na gestão de estoques temos planos de ações direcionados ao controle de avarias, otimização de custos, organização das camaras, melhorias contínuas, aperfeiçoamento de ferramentas de controle de estoque e criação de novas metodologias de gestão de estoque para que possamos obter um melhor desempenho agora e amanhã.
